Calendarios 2008

Navegando por Internet me encontré con este práctico recurso del Blog el Canasto, se trata de calendarios 2008 en formato Microsoft Excel.

Lo pueden descargar desde el siguiente link:
http://canasto.es/2007/11/nuevos-calendarios-compactos/

Los siguientes paises están en la lista:

• España
• Colombia
• México
• Chile

GTD: Recopliar Información

Con este artículo comenzaremos a analizar el médoto que David Allen propone para la Administración del Tiempo en su libro Getting Things Done (GTD), traducido al español como Organízate con Eficacia.

Para Allen el proceso de Administración del Tiempo cuenta de 5 fases:

1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Evaluar
5. Hacer

Este artículo se centra en la primera fase: Recopilar, que a continuación detallaremos.

Para gestionar bien el tiempo, lo primero que se debe hacer es recopilar la información ¿Qué información? cosas que están incompletas, cosas que quiere o debe hacer, por ejemplo: preparar un informe, pagar cuentas de servicios básicos, devolver una película arrendada, realizar una llamada telefónica, etc. Cualquier situación de su vida laboral o personal que usted quiere cambiar es información que debe ser recopilada para gestionar correctamente su tiempo.

Lo siguiente es determinar como se recopila esa información. Existen variadas herramientas o sistemas, dependerá de su modo de trabajo o sus necesidades cuál es la mas adecuada. Esta heramienta podrá ser en formato físico como un block de notas o una agenda, o bien mecanísmos digitales mas sofisticados archivos electrónicos, software o sitios web ad hoc, agendas electrónicas, grabaciones digitales, etc.

Probablemente usted ya está utilizando alguna(s) herramienta(s) que le permite recopilar la informacón, sin embargo hay que asegurarse que usted lo este haciendo correctamente. Para esto Allen distingue tres factores de éxito para recopilar la información:

1. Cada frente abierto debe estar en el sistema (herramienta) y no en su memoria
2. Tener el mínimo de herramientas de recopilicación
3. Vaciar estas herramientas periódicamente.

En primero lugar no debe almacenar las cosas en su cabeza, no es solo por el evidente riesgo que se nos olviden gran parte de ellas. Existe otro riesgo asociado y es el de la ansiedad que esto nos provoca. Claro está que si se almacena toda esta información en nuestra memoria no nos dejará concentrarnos en lo que estamos haciendo y bajará nuestra productividad y la calidad de nuestro trabajo o actividad.

En segundo término es necesario tener el mínimo de herramientas de recopilación, esto porque existirá mayor orden en nuestro sistema y nos permitirá procesar de mejor forma la información. Muchas herramientas para recopilar la información dificultará su análisis.

Finalmente vaciar estas herramientas o sistemas periódicamente, estudiar que hacer con los asuntos incompletos o que deseamos cambiar, tomar decisiones al respecto. La herramienta no es solo un contenedor, es solo la primera fase de una buena administración de su tiempo.

Matriz de Administración del Tiempo

Escoger el propio tiempo es ganar tiempo.

Sir Francis Bacon

Si se quiere administrar bien el tiempo la primera condición es saber cuales son nuestras metas, donde se quiere llegar o mas importante aún, que se quiere llegar a ser.

Si ya se tiene ese problema resuelto entonces tenemos que desarrollar actividades que apunten hacia nuestros objetivos, pero esto no siempre es así, muchas veces nos dedicamos a realizar solo aquellas actividades que son urgentes, pero que no son siempre importantes o dejamos cosas importantes de lado porque no son urgentes.

Stephen R. Covey en su libro "Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva" nos entrega un instrumento llamado la Matriz de la Administración del Tiempo" que nos servirá para describir este fenómeno. El autor cruza dos variables: lo urgente y lo importante.

Lo urgente (¡ahora!) es aquello que requiere nuestra atención inmediata, una llamada de algún jefe solicitando nuestra colaboración, visitas de usuarios que requieren nuestra respuesta, informes que deben ser entregados con prontitud, etc.

Lo importante son situaciones que aportan a nuestro trabajo o vida. La planificación y el desarrollo de sus actividades, relaciones interpersonales y familiares, nuestra salud, etc.

Relacionando ambas variables Covey establece la siguiente Matriz:

¿En que cuadrantes se mueve usted?

Si solo se desplaza en el I y III probablemente nunca cumpla sus objetivos (eso si ha tenido tiempo de elaborarlos) y su vida sea un gran caudal de estrés. Desplazarse en estos cuadrantes es un circulo vicioso, en dónde solo atendemos lo importante cuando es urgente.

Si no tiene claridad sobre sus objetivos probablemente se encuentre en los cuadrantes III pensando que se encuentra en el cuadrante I.

Saque usted sus conclusiones, esperamos que la Matriz de Administración del Tiempo le sirva a como autodiagnóstico de su situación actual y recuerde que el cuadrante al cual debiera procurarle mas tiempo es el cuadrante II.