- Recopilar
- Procesar
- Organizar
- Evaluar
- Hacer
Este artículo se centra en la primera fase: Recopilar, que a continuación detallaremos.
Para gestionar bien el tiempo, lo primero que se debe hacer es recopilar la información ¿Qué información? cosas que están incompletas, cosas que quiere o debe hacer, por ejemplo: preparar un informe, pagar cuentas de servicios básicos, devolver una película arrendada, realizar una llamada telefónica, etc. Cualquier situación de su vida laboral o personal que usted quiere cambiar es información que debe ser recopilada para gestionar correctamente su tiempo.
Lo siguiente es determinar como se recopila esa información. Existen variadas herramientas o sistemas, dependerá de su modo de trabajo o sus necesidades cuál es la mas adecuada. Esta heramienta podrá ser en formato físico como un block de notas o una agenda, o bien mecanísmos digitales mas sofisticados archivos electrónicos, software o sitios web ad hoc, agendas electrónicas, grabaciones digitales, etc.
Probablemente usted ya está utilizando alguna(s) herramienta(s) que le permite recopilar la informacón, sin embargo hay que asegurarse que usted lo este haciendo correctamente. Para esto Allen distingue tres factores de éxito para recopilar la información:
- Cada frente abierto debe estar en el sistema (herramienta) y no en su memoria
- Tener el mínimo de herramientas de recopilicación
- Vaciar estas herramientas periódicamente.
En primero lugar no debe almacenar las cosas en su cabeza, no es solo por el evidente riesgo que se nos olviden gran parte de ellas. Existe otro riesgo asociado y es el de la ansiedad que esto nos provoca. Claro está que si se almacena toda esta información en nuestra memoria no nos dejará concentrarnos en lo que estamos haciendo y bajará nuestra productividad y la calidad de nuestro trabajo o actividad.
En segundo término es necesario tener el mínimo de herramientas de recopilación, esto porque existirá mayor orden en nuestro sistema y nos permitirá procesar de mejor forma la información. Muchas herramientas para recopilar la información dificultará su análisis.
Finalmente vaciar estas herramientas o sistemas periódicamente, estudiar que hacer con los asuntos incompletos o que deseamos cambiar, tomar decisiones al respecto. La herramienta no es solo un contenedor, es solo la primera fase de una buena administración de su tiempo.
